כמה מההודעות שקראת היום בוואטסאפ באמת דרשו ממך פעולה?

העסק גדל. גייסנו עוד כוח אדם.
הצוות הוותיק המשיך להתנהל בוואטסאפ, כי ככה תמיד עבדנו.
הצוות החדש כבר נכנס לשיטת העבודה החדשה שפיתחתי, כזו שבה הכול מתועד במערכת בצורה מסודרת, ברורה ופשוטה.

ואז העסק גדל בבום.

מצאתי את עצמי מוצפת. עשרות הודעות ביום, רובן בכלל לידיעה בלבד. לא משהו שבאמת דרש ממני פעולה, אבל עדיין הייתי שם, קוראת, מגיבה, נוכחת.

הייתי גם בהרבה קבוצות עם לקוחות, וראיתי את אותה תופעה חוזרת שוב ושוב:

“תזכירי לי כמה פעימות הלקוח שילם?”
“למי שלחנו את ההסכם אתמול?”
“איפה נמצא הקובץ של פלוני אלמוני?”
וזה שיגע אותי. יש לכם מערכת מסודרת, אז למה הכול חוזר לווטסאפ?

ואז נפל לי האסימון. הסנדלר לא יכול ללכת יחף.

אם אני רוצה עסק שלא תלוי בזיכרון, לא יכול להיות שהמידע עדיין עובר בשיחות. מאותו רגע קיבלנו החלטה פשוטה – הכול מתנהל במערכת. גם מול הלקוחות וגם מול הצוות.
ופתאום משהו נרגע.
כשקופץ משהו דחוף, אני לא מחפשת אחורה בהודעות. אני נכנסת לאייטם, ורואה את כל ההתכתבות, ההחלטות והסטטוס במקום אחד.
לא כי ווטסאפ הוא בעיה. אלא כי בשלב מסוים של העסק, תגובות כבר לא מקדמות עבודה.
וסדר, גיליתי, הוא לא עניין של אופי. הוא החלטה איפה העבודה באמת מתנהלת.