נמאס לך לנהל בלאגן? הגיע הזמן שהעסק יעבוד בשבילך, לא להפך.
אני ניבה חן, יועצת ארגונית פרקטית. אני עוזרת לבעלי עסקים ומנהלים להוציא את הבלאגן, להכניס סדר ולחזור לנשום.
18 שנה ניהלתי עסקים מאחורי הקלעים: חשבוניות, גבייה, ספקים, פרויקטים.
ואז הבנתי: מה שבעל עסק צריך זה לא עוד מזכירה, אלא שיטה שעובדת בשבילו.
היום אני עוזרת לעסקים בדיוק בזה: לבנות מערכת ברורה, טכנולוגית ואנושית, שמחזירה שליטה ושקט.
ניהול אדמיניסטרטיבי חכם: חשבוניות, גבייה, תזרים, ספקים- כל מה שגוזל ממך זמן ואנרגיה.
ייעול תהליכים: מוצאים את החורים בניהול, סוגרים אותם ומייצרים שיטה שעובדת חלק.
שילוב טכנולוגיה: Monday.com, Make.com ואוטומציות קטנות שעובדות בשבילך כדי שלא תהי כל היום ליד המחשב!
להיות בעלת עסק לא אומר שאת צריכה להיות גם העובדת, גם המנהלת וגם היזמית.
אפשר להיות הכול אבל זה שוחק, זה מבולגן, וזה מונע ממך לצמוח.
ב"המשרד שלי" אנחנו משדרגות את העסק שלך עם מערכות חכמות, אוטומציות ותהליכים ברורים כדי שתוכלי להפסיק "לעבוד בעסק" ולהתחיל לנהל וליזום באמת.
ככה את חוזרת להיות במקום שבו את הכי חזקה, מובילה את העסק קדימה, לא רודפת אחריו.
מה אנחנו עושות?
שירותים
לקוחות מתעכבים בתשלומים? שיחות נופלות?
- גבייה מול לקוחות בלי מבוכה
- שירות לקוחות אדיב ויעיל
- מענה לשיחות נכנסות
- מה זה נותן לך? לקוחות מרוצים, תזרים יציב ופחות כאבי ראש.
נמאס לך לרדוף אחרי יומן, פגישות ומשימות?
- ניהול יומן ותיאום פגישות
- מענה למיילים ופניות
- תזכורות ומעקב אחרי משימות
- מה זה נותן לך? ראש פנוי וסדר ברור וכל המשימות שלך במקום אחד.
גם אצלך חשבוניות וגבייה נופלות בין הכיסאות?
- הפקת חשבוניות וקבלות בלי בלאגן
- מעקב שוטף אחרי תשלומי ספקים
- איסוף וניהול נתוני שכר בצורה מסודרת
- עדכון רציף לרו"ח והתאמות מול הבנקים
- מה זה נותן לך? שקט נפשי וידיעה שכל שקל מתועד כמו שצריך.
מחפשת עובדים מתאימים ולא רוצה לבזבז שעות על סינונים וראיונות?
- איתור וגיוס עובדים מתאימים
- סינון מועמדים וראיונות ראשוניים
- ליווי עד לקליטת העובד בארגון
- מה זה נותן לך? צוות מקצועי שמתאים לערכים שלך, בלי כאב ראש ובלי לבזבז זמן יקר על מי שלא רלוונטי.
אין לך זמן לשבור את הראש מה לפרסם היום?
- עריכת סרטוני וידאו לרשתות
- הכנת גאנט חודשי לניהול תוכן
- עיצוב וכתיבה לפוסטים באינסטגרם ופייסבוק
- מה זה נותן לך? נוכחות דיגיטלית חכמה וקבועה, מבלי שתצטרכי לשבור את הראש כל שבוע מחדש "מה לפרסם היום?"
רוצה לשכוח מהמרדף אחרי ספקים ותשלומים?
- ביצוע תשלומים לספקים
- מעקב אחר קבלת חשבוניות
- מה זה נותן לך? שקט נפשי. את לא רודפת אחרי ספקים, לא מעבירה בעצמך חשבוניות לרו"ח ולא מופתעת מתשלומים ששכחת.
עדיין הכל באקסלים מבולגנים?
- ניהול פרויקטים מורכבים עם צוותים מרובים
- יצירת אוטומציות טכנולוגיות
- בניית מנגנוני עבודה חכמים במערכת Monday.com, Make.com וכלים נוספים
- מה זה נותן לך? עסק שמנוהל בצורה חכמה, בלי עומס מיותר, בלי כפילויות, עם מערכת שעובדת בשבילך ולא להפך.
הגיע הזמן להפסיק לנהל כאוס ולהתחיל לנהל עסק. השאירי פרטים עכשיו ונחזור אלייך לשיחה קצרה, כדי לראות איך אפשר לעשות סדר גם אצלך כבר מהשבוע הקרוב.
סדר זה לא מותרות. זה בסיס לעסק בריא. אנחנו בונות לך מנגנון עבודה ברור ששם סוף לכיבוי שריפות ומחזיר אותך למקום שלך: להיות המנהלת והיזמית, לא העובדת השחוקה.
מקרה בוחן 1- חברה לניהול נכסים
כשהמנהלת של חברת ניהול נכסים פנתה אליי, היא נשמעה מותשת:
"אני טובעת באקסלים, כל פנייה של דייר הופכת לסרט. ספקים מגיעים לתקן בעיות, אני משלמת להם מתי שהם מעבירים מבקשים, לפעמים אני לא נמצאת בנכס ואז הם שוכחים להעביר לי את החשבונית... אח"כ אני צריכה לחייב את בעל הנכס ואין לי את החשבונית מהספק ואז מתחיל המרדף שלי אחריהם וכשזה קורה, אני מרגישה שאני רודפת אחרי עצמי."
ביחד הפסקנו את הכאוס.
העברנו את כל ניהול הפניות, הדיירים והחשבוניות למערכת דיגיטלית חכמה, שמסדרת לה הכול במקום אחד. בלי טבלאות מפוזרות, בלי ניירות.
התוצאה? תוך חודשים ספורים היא דיווחה על שקט תפעולי, שיפור משמעותי בגבייה, וזמן פנוי להתמקד בפיתוח עסקי אמיתי.
"ניבה, חזרתי לישון בלילה רגועה", זה מה שהיא אמרה לי בפגישה האחרונה ואין סיפוק גדול מזה עבורנו.
ואת, עדיין מנהלת את העסק שלך עם אקסלים, או מוכנה סוף סוף למערכת שעובדת בשבילך?
מקרה בוחן 2- סטודיו לפילאטיס
בעלת סטודיו מצליח לפילאטיס אמרה לי בשיחה הראשונה:
"אני שופכת אלפי שקלים על פרסום, לידים נכנסים, אבל נתקעים באקסל ומתפספסים. אני שוכחת לחזור אליהם ומתוסכלת מזה שבמקום להרים את הכסף מהרצפה, אני זורקת אותו לפח."
הטמענו לה מערכת ניהול לידים אוטומטית: כל פנייה מהפרסום נכנסת למערכת, הלקוחות שלה מקבלות מענה באופן אוטומטי, יישמנו גם תזכורות מה שהפך הכל למסודר, בלי שאף ליד נעלמת בדרך.
תוך חודשיים בלבד הסטודיו סגר פי שניים יותר לקוחות חדשות.
והיא? חזרה להתמקד במה שהיא באמת אוהבת- ללמד ולהדריך, לא לרדוף אחרי טלפונים.
כמה כסף מתפספס לך היום בגלל לידים שלא מנוהלים?
מקרה בוחן 3- העסק שלי
אני מאמינה שסדר הוא לא מותרות, הוא המפתח לחיים ולעסק רגועים.
כשהתחלתי, הייתי מנהלת משרד ועוזרת אישית. עבדתי סביב השעון, אבל כל פעם שנשארתי לבד עם הטבלאות והמשימות, הבנתי שזה לא מחזיק. כך לא אוכל לחיות את החיים שאני רוצה, לא אוכל להיות חופשייה עם הילדים, לא אוכל לעשות ספורט... הרגשתי שאני נשאבת.
עם השנים, כשהצרכים שלי ושל הלקוחות גדלו, עברתי תהליך:
פיתחתי מנגנון עבודה שמחבר בין טכנולוגיה מתקדמת ליחס אישי, כזה שמסדר תהליכים במקום אחד, מוריד עומס, ומחזיר ללקוח שליטה ושקט.
היום, אחרי יותר מ־18 שנות ניסיון, אני רואה שוב ושוב: ברגע שיש מערכת חכמה, העסק משתחרר.
והבעלים? הם סוף סוף חוזרים להיות מנהלים ויזמים, ולא עובדי “תחזוקה” בעסק של עצמם.
ואת, באיזה כובע את רוצה להיות? העובדת, המנהלת, או היזמית?
שירותי ניהול משרד חוץ (יתרונות)
בעלת עסק בצמיחה אמרה לי:
"אני לא רוצה להחזיק מחלקה שלמה רק בשביל הניהול. אבל אני חייבת שמישהו יחזיק לי את זה ברמה גבוהה, אחרת זה מתפרק."
וזה בדיוק היתרון שלנו:
אנחנו הופכים להיות המחלקה שלך, בלי שתצטרכי לגייס, להכשיר ולהחזיק עובדים.
את מקבלת צוות מנוסה, שיודע להחזיק עבורך גבייה, לקוחות, משימות ותפעול בצורה מקצועית, גמישה ומדויקת.
התוצאה? בעלת העסק מתפנה להתעסק במה שבאמת חשוב: צמיחה, חדשנות, רווחיות.
אנחנו שם ברקע, כדי לוודא שהמערכת מתפקדת, ולא את.
כמה זמן ואנרגיה את מבזבזת היום על לנהל את העסק במקום לגדל אותו?
רוצה לגלות עוד? תתקשר אלי!
אם יש משהו אחד, שנתפס אצלי היטב היה משפט שדוד שלי אמר לי פעם:
"כשאת רוצה משהו, ומישהו מציע לך משהו שיכול להיות המשהו הזה שאת כל כך רוצה, מייד תפתחי יומן ותקבעי איתו פגישה".
אז קדימה, למה אתה מחכה?
התחילו התכתבות ווטסאפ עם המשרד שעומד להעניק לך שקט תעשייתי...
נקודה למחשבה
כדי להצליח כמו שהצלחתי, הייתי צריכה להיות טובה יותר מהשאר. זה מה שאני שואפת לעשות גם עבורך.






מחירים
איפיון, גילוי וחפיפה
השלב הבסיסי ביותר, בכל אחד מהמסלולים שתבחר, הינו הלמידה של העסק שלך. זהו למעשה תהליך הקמה של תשתיות, איסוף וריכוז החומרים למערכת ניהול, למידת התנהלות מול גורמים חיצוניים, הקמת תשתית מותאמת לעסק, בניית תבניות מותאמות אישית לעסק.
מה זה אומר הלכה למעשה? הכרת הלקוחות שלך, מי משלם, כמה ומתי, על מי צריך ללחוץ יותר ומי משלם כמו שעון.
הכרת העובדים במידה ויש, הכנת דוח איסוף נתונים לשכר, מיילים וטלפונים.
סידור ומיון המייל, מציאת חשבוניות הוצאות לרואה החשבון והעלאה לאפליקציה לצמצום תשלומי המיסים.
קשרי ספקים, תנאי תשלום מולם, הכרת החוזים.
שלב האיפיון כרוך בעלות כמפורט בתכניות מטה
שירותי משרד במיקור חוץ
בליווי בוגר/ת קורס מנהלות משרד בשיטת המשרד שלי
החל מ- 3,000 ש"ח
לחודש
דיגיטציה וייעול תהליכים עסקיים
התמחות ב make.com + monday.com