מה תקוע ואצל מי
אני ניבה. אני נכנסת לעסקים ולארגונים שבהם העבודה עוברת בין כמה בעלי תפקידים, וממפה מי אחראי על מה, מתי זה עובר ואיך.
הצוות גדל, המשימות התרבו, והעבודה עדיין עוברת עם הכלים שהיו טובים כשהייתם שלושה.
וואטסאפ, אקסל, תזכורות "בראש".
עובד? כן. מספיק? ממש לא.
כי בינתיים:
פנייה נכנסה, מישהו חשב שהשני עונה, והלקוח כבר דיבר עם מישהו אחר.
מישהי יצאה לחופש ומשהו נעצר כי רק היא ידעה איך עושים ואיפה המידע נשמר.
שאלו אותך שאלה פשוטה על לקוח, והמקום הראשון שחיפשת את המידע היה בווטסאפ.
הדוח עבור הלקוח הוכן אבל לא הופקה חשבונית כי אף אחד לא סימן "גמר ביצוע".
ביקשת דיווח מהצוות והם שלחו לך בווטסאפ...
חמישה סיפורים שונים. סיבה אחת.
כל אחד מהם קרה כי מישהו היה צריך לזכור.
ארגון שרץ על זיכרון.
לזכור לעדכן, לזכור לשאול, לזכור לבדוק מה קרה עם משהו שהעביר לפני שבוע.
זה עובד רוב הזמן. זה נשבר בדיוק בנקודות שבהן העבודה עוברת מאדם לאדם, וזה קורה עשרות פעמים ביום.
והאנשים בסדר. הם עושים את העבודה שלהם. פשוט אף אחד לא כתב מה קורה בין החלקים.
במקום להתחיל כל שבוע בחיפוש, בירורים וכיבוי שריפות, אתה מתחיל אותו עם תמונה ברורה של העסק.
דמיין שאתה מתחיל את יום ראשון ויודע בדיוק:
מה תקוע ואצל מי
מה נמסר וטרם חויב
כמה לידים נכנסו השבוע
איפה עומד כל פרויקט
דמיין שבמקום לרדוף אחרי עדכונים ולברר מה קרה עם מה, אתה:
יושב עם לקוח פוטנציאלי
בונה את ההצעה הבאה
יוצא לשבוע בלי שמשהו נעצר
זו לא פנטזיה. זו תוצאה של מערך עבודה מסודר שעובד בשבילך.
אני ממפה איך העבודה עוברת בין האנשים אצלכם, מזהה איפה היא נופלת, ובונה את התהליך שמחזיק אותה. תהליך אחד בכל פעם, עד שהוא עובד בלעדיי.
וככה זה עובד:
יושבים על תהליך אחד ורואים איך הוא באמת עובד היום. מי מתחיל, למי זה עובר, ואיפה זה נתקע.
כותבים מי אחראי על כל שלב, תוך כמה זמן, ומה קורה כשמשהו לא נסגר. אתם מאשרים לפני שממשיכים.
התהליך נכנס למערכת. מה שהיה תלוי בזיכרון קורה מעצמו.
עוברים על זה עם האנשים שמשתמשים בו בפועל, ומלווים עד שזה רץ בלי שאתם צריכים להיות שם.
נשמע מופשט?
אף אחד לא אסף את זה בשבילך. ככה התהליך בנוי.
מי מחליט מה, עד איזה גבול, ומתי זה עולה למעלה. כתוב פעם אחת, ואף אחד לא צריך לשאול.
המשימות חוזרות למי שאחראית עליהן, נמצאות במעקב ומתקדמות כחלק מתהליך עבודה מסודר.
ב-20 השנים האחרונות ניהלתי תפעול, כספים, צוותים ותהליכים, ועבדתי עם עסקים וחברות מתחומי השירותים, המשפטים, הקליניקות, הנדל״ן ועסקים בצמיחה.
אני לא מגיעה רק לייעץ ולהשאיר אותך עם רשימת משימות. אני ממפה את מה שקורה בעסק, בונה את התשתית הנכונה, מטמיעה אותה יחד עם הצוות ודואגת שהיא תעבוד גם ביום שאחרי.
אני לא משאירה מסמך, אני נשארת עד שהתהליך עובד בלעדיי.
תשתית ניהולית שעובדת, ותהליכים שהצוות שלך יודע לתפעל עצמאית.
לכל תהליך יש מי שאחראי עליו, מתי הוא עובר הלאה, ומה קורה כשמשהו לא נסגר בזמן.
תהליכים ברורים, תחומי אחריות מוגדרים ומעקב מסודר, כך שפחות משימות והחלטות נשארות תלויות רק בך והכי חשוב, אתה יודע להפעיל אותה גם בלעדיי. אני לא הופכת לצוואר בקבוק חדש.
לא צריך לחכות לסוף החודש או לחפש בין הודעות ואקסלים כדי להבין מה קורה בעסק.
כשהשוטף מוחזק ומנוהל, אתה יכול לחזור ללקוחות, לפתח הזדמנויות ולקדם את העסק במקום לרדוף אחרי משימות.
מערכת בלי תהליך, אחריות ומישהו שמנהל אותה נשחקת מהר. אני לא רק מקימה את התשתית, אני עוזרת לה להפוך לחלק מהעבודה.
עובדים על תהליך אחד בכל פעם, ממפים, מגדירים, בונים ומטמיעים, ועוברים לתהליך הבא רק כשהקודם עובד.
נבדוק יחד היכן העסק מאבד זמן, כסף והזדמנויות, ומה נדרש כדי שהשינוי יהיה נכון ומשתלם עבורך.
עבדתי עם עסקים מתחומי השירותים, המשפטים, הקליניקות, הנדל״ן, משאבי האנוש ותחומים נוספים. התהליך והמערכת מותאמים לעסק, ולא להפך.
כי העסק שלך לא צריך עוד כלי, עוד יועצת או עוד עובדת שתמתין להנחיות. הוא צריך תשתית ניהולית שלמה שמחברת בין תהליכים, מערכות ואנשים.
„המשרד שלי” הוקם מתוך הבנה פשוטה: עסק שגדל כבר לא יכול להמשיך להתנהל רק מהראש של בעל העסק, ולכן צריך קודם להגדיר מה העבודה, ורק אחר כך להחליט מי עושה אותה.
לכן בניתי מודל שמחבר בין אבחון וחשיבה ניהולית, הקמת תהליכים ומערכות, וניהול שוטף שמתבצע בפועל.
אני בונה במאנדיי. אם כבר יש לך מערכת אחרת, אני ממפה מה היא צריכה לעשות, מגדירה את הדרישות ומנהלת מולה את הספק עד שהיא באמת עובדת. וכשתהליך דורש פיתוח טכני, אוטומציה או חיבור בין מערכות, אני מגדירה בדיוק מה צריך להיבנות ומפנה לאיש מקצוע שמתמחה בזה.
מערכת לבדה אינה מספיקה. אני מוודאה שהכל עובד, מלווה ונשארת עד שכל מה שהוגדר טופל.
אני לא מתחילה ממשימה. קודם מבינה מה מעכב את העסק ומה נכון לשנות.
תשתית במאנדיי · בונה את הלוחות, התהליכים והדוחות שמאפשרים לראות, לעקוב ולנהל במקום אחד.
מטמיעה ומדריכה את הצוות ומוודאת שהכל עובד גם ביום שאחרי.
לא טכנולוגיה במקום אנשים, ולא אנשים במקום טכנולוגיה. השילוב בין השניים הוא מה שהופך תהליך טוב למערכת שבאמת עובדת.
ריכזתי כאן את השאלות שחוזרות אצלי בשיחות ההתאמה.
עדיין לא בטוח מה העסק שלך צריך?
בשיחת התאמה קצרה נבין איפה העבודה נתקעת אצלך ומהו הספרינט הראשון הנכון עבורך.
לקביעת השיחה יש ללחוץ כאןמשאירים פרטים ואני חוזרת. בשיחה נעבור על התהליך שהכי נתקע אצלכם, ונבין מה הצעד הראשון הנכון.